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Vocabulaire GED

1. Gestion Documentaire :

# Archivage électronique :

L’archivage électronique permet, au-delà d’un enregistrement simple de l’information (i.e.stockage), de structurer, classer et pérenniser les données informatiques en vue de pouvoirles rechercher et les relire. L’archivage électronique suppose un accès moins fréquent à cesinformations, mais doit permettre à un utilisateur d’y accéder directement, même si cetteopération nécessite une procédure plus longue que dans le cas de l’accès aux informations de production.

# Archivage électronique à valeur probante :

Au delà du simple archivage électronique, l'archivage à valeur probante est un ensemble deprécautions supplémentaires permettant de s'assurer qu'en cas de contrôle administratif ou de litige devant un tribunal, les documents électroniques présentés puissent avoir un caractère probant et non répudiable. Donner aux documents numériques un caractère probant revient à mettre en oeuvre des systèmes techniques et organisationnels de manière à assurer la confidentialité de l'information, la signature de l'auteur du document, son horodatage et son scellement.

# Document d’archives :

Ensemble constitué d’un support et de l’informa-tion qu’il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation

# BPM :

Business process management ou gestion des processus métiers. Technologie logicielle ayant pour objectif l'organisation des processus de fonctionnement d'une entreprise et leur mise en oeuvre. Le BPM implique la modélisation des procédures de travail et la prise en compte de tous les aspects reliés au fonctionnement de l'entreprise (incluant les acteurs, les tâches et les documents). Le BPM vise une combinaison de bout en bout des processus organisationnels et transactionnels, manuels autant qu'automatisés, dans un environnement distribué. Il comporte des aspects synchrones et asynchrones, correspondant à des étapes de courte ou delongue durée.

# COLD :

Computer output on laser disc. Etats (comptables, commerciaux, financiers…) ou enregistrements sur disque optique numérique produits par des applications.

# GED :

Gestion Electronique de Documents

# GEIDE :

Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants.

# GEDT :

Gestion de données et de documents techniques. On appelle données techniques et documentation technique les données et documents relatifs à un produit ou un projet industriel considéré dans tout son cycle de vie. Les spécificités, par rapport aux autres types de documents, sont la présence de nombreux schémas techniques, plans, nomenclatures de pièces, et les volumes de données et de pages, souvent considérables. Par rapport à la Ged, la GEDT (ou GDT) met plus particulièrement l'accent sur la rationalisation économique de la production de ces éléments.

# GESTION DE CONTENU :

Gestion du cycle de publication de documents par un groupe d'individus par : définition des rôles et des droits, gestion du cycle de vie des contenus, catégorisation et indexation des contenus, gestion de la présentation, contrôle et validation, personnalisation, navigation et recherche.


# GROUPEWARE

Outil de travail collaboratif permettant à un ensemble de personnes de travailler sur un même document ou sur un groupe de documents placés dans un intranet, en gérant les différentes versions de travail.

# INDEXATION :

Opération qui consiste à décrire et à caractériser un document à l'aide de représentationsdes concepts contenus dans ce document, c'est à dire à transcrire en langage documentaireles concepts après les avoir extraits du document par une analyse. La transcription documentaire se fait grâce à des outils d'indexation tels que thesaurus, classification, etc... qui permettent le choix et l'attribution de descripteurs ou mots-clés décrivant de la façon la plus exhaustive le contenu conceptuel d'un document. L'indexation est la partie la plus importante de l'analyse documentaire.

C'est elle quiconditionne la valeur d'un système documentaire. Une mauvaise indexation ou une indexation insuffisante représente 90 % des causes essentielles de l'apparition, lors d'une recherche, de"bruits" ou de "silences". On appelle "bruit", les documents non pertinents par rapport à laquestion, lors de l'interrogation du fichier. Par contre, les documents pertinents existant dansle fonds documentaire et non retrouvés lors de la recherche produisent ce qu'on appelle"silence" (absence de réponse).

# ISAD :

L’Isad (G) (International standard for archival description – general) est une norme générale de description archivistique. Elle énonce les grands objectifs et principes de la description archivistique et fournit une liste des éléments de description que l’on peut employer dans un instrument de recherche, avec la définition de ces éléments et des exemples d’utilisation.

# ICR : (Intelligent character recognition)

Reconnaissance intelligente de caractères qui jusqu'à présent ne permettait de lire et d'interpréter que des textes manuscrits écrits en capitale ou dans des zones précasées. Grâce à de nouveaux algorithmes et à l'augmentation de puissance de calcul des processeurs, les logiciels ICR savent lire des écritures manuscrites cursives, par exemple sur des chèques.

# LAD :

Lecture Automatique de Document.Variante de l'OCR qui se limite au traitement des formulaires dont le cadre géométrique bien défini permet de restituer une information structurée au lieu d'un texte brut comme c'est le cas pour l'opération standard. La Lad permet de réaliser une saisie automatique qui peut par exemple servir pour l'indexation des documents

# RAD :

Reconnaissance automatique de documents. Technologie qui permet d’identifier automatiquement le type de document ou de formulaire (de structure fixe ou variable) à partir de son image numérisée. Le couplage d'un module de Rad et d'un module de Lad assure une indexation automatique différentielle des documents selon leur type.

# OCR :

Optical character recognition ou Reconnaissance optique de caractères. Technologie qui permet de traiter un document scanné afin de le transformer en caractères Ascii exploitables par un traitement de texte : on passe d'un fichier image à un fichier texte. Le poids du fichier texte est souvent très inférieur à celui du fichier image, ce qui peut représenter une solution pour un gain de place de stockage lorsque la conservation de l'image ne s'avère pas indispensable.

# SAUVEGARDE NUMERIQUE :

La sauvegarde numérique consiste à dupliquer les données d’un système d’information vers un support magnétique (bandes magnétiques) ou numérique (DVD), totalement indépendant, afin d’être capable de les restaurer en cas de perte d’information.

# SCANNER :

Numériseur à plat ou à défilement dont la résolution s’exprime en dots per inch (dpi) ou points par pouce (ppp), et la vitesse de numérisation en pages par minute (ppm). Il existe des scanners pour tous les formats papier (du A4 au A0) et pour les cartes à fenêtre, microfiches et livres anciens. L’offre se découpe en trois segments, sur le critère principal de la vitesse de numérisation : bureautique (1 à 19 ppm), départemental (20 à 35 ppm), production (à partir de 36 ppm). Les scanners de production sont recommandés pour les applications de Ged et de Lad.

# SIGNATURE ELECTRONIQUE :

La signature électronique permet, par un procédé cryptographique, de garantir l’intégrité du document signé et l’authenticité du signataire. La cryptographie est une technique ayant pour but de chiffrer un message, c’est-à-dire de le rendre inintelligible aux yeux de ceux qui ne sont pas les destinataires du message. Elle fonctionne à l'aide d'une double clé (une clé privée et publique). L'une permet de chiffrer l'information contenue dans le document et l'autre clé permet de la déchiffrer.

# SIGNATURE NUMERIQUE :

La signature électronique permet, par un procédé cryptographique, de garantir l’intégrité du document signé et l’authenticité du signataire. La cryptographie est une technique ayant pour but de chiffrer un message, c’est-à-dire de le rendre inintelligible aux yeux de ceux qui ne sont pas les destinataires du message. Elle fonctionne à l'aide d'une double clé (une clé privée et publique). L'une permet de chiffrer l'information contenue dans le document etl'autre clé permet de la déchiffrer.

# WORKFLOW :

Automatisation d'un processus (partiel ou complet), au cours duquel des documents, des
informations et des tâches passent d'un personne à une autre, au sein d'un groupe de travail,
en conformité avec un ensemble de règles prédéfinies. Un système de workflow définit, crée et
gère l'exécution de tels processus.

# VERSIONNING :

Possibilité offerte au rédacteur de conserver plusieurs versions d’un même article malgré les modifications successives ..

2. Divers :


# XML :

EXtensible Markup Language, langage informatique facilitant l'échange automatisé de contenus
entre systèmes d'informations hétérogènes.


# CMS :

Content Management System, logiciel fournissant un système de Gestion de Contenu Web

# LTO :

Linear tape open. Technologie de stockage open source sur bande développée par HP, IBM et
Seagate, permettant d'enregistrer 100 Go en mode natif (200 avec un taux de compression de
2:1) avec des taux de transfert de 20 à 40 Mo/s.


# DLT :

Digital Linear Tape. Technologie de sauvegarde sur bande (ruban magnétique ou perforé).

# UDO: Ultra Density Optical

Disque optique. Technologie utilisée dans l'Archivage de Données ( Un des leaders, la société PLASMON )


# NAS :

Network attached storage. Dispositif de stockage connecté sur un réseau local et utilisable,
en principe, par tous les serveurs et postes de travail de ce même réseau. Un Nas peut faire
partie d'un réseau San.

# SAN :

Storage area network. Réseau de stockage constitué, par exemple, de deux serveurs, d’un
switch (ou commutateur : système permettant d’allouer une connexion dédiée pour une
communication réseau), d’une baie de disques (hébergeant les données actives) et d’une
bibliothèque de bandes (archivage).


# SCSI :

Small computer system interface. Les initiés prononcent “sissy ou “scuzzy. Norme de connexion
de périphériques permettant une capacité de transfert maxi de 4 Mbps dans sa version de base,
très utilisé sur les Macs (mais pas sur l'iMac), certains PC et dans le monde Unix.


# STOCKAGE :

Le stockage numérique correspond aux données (et à leur support : disque dur, cédérom, DVD…)
auxquelles l’utilisateur accède quotidiennement dans le cadre de ses activités. Il correspond
à des dossiers en cours, que ceux-ci soient liés à des documents bureautiques, à des bases de
données ou à d’autres applications informatiques. Exemple : des fichiers textes stockés sur
le disque dur d’un PC.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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